Exemples concrets
La méthode appliquée, situation par situation.
Quatre situations que l’on retrouve dans beaucoup de PME, et la façon dont je les traite : comprendre, simplifier, automatiser, puis utiliser l’IA si elle apporte quelque chose.
Ces exemples sont illustratifs, inspirés de situations courantes. Chez vous, le point de départ sera différent : c’est pour cela que tout commence par le diagnostic. Les outils cités sont des exemples : je pars de ceux que vous avez déjà, et je ne vends aucun logiciel.
Exemple 1
Le reporting hebdomadaire
- Avant
- Trois heures chaque semaine pour rassembler à la main les chiffres de plusieurs outils.
- Après
- Un tableau de bord qui se met à jour seul et se lit en quelques minutes.
Comprendre
J’observe la personne qui prépare le reporting, du premier export jusqu’à l’envoi. Puis je demande à ceux qui le reçoivent ce qu’ils y regardent vraiment.
Simplifier
Une partie des indicateurs n’est souvent plus lue : je les retire. Chaque chiffre restant reçoit une définition et une source de référence, pour que tout le monde parle de la même chose.
Automatiser
Les données sont récupérées directement dans vos outils, chaque nuit, et alimentent un tableau de bord partagé. Plus d’export, plus de copier-coller.
Augmenter
L’IA rédige quelques lignes sur les écarts de la semaine. Le responsable les relit et les complète avant la réunion.
Ce que je mesure : Le temps passé chaque semaine, avant et après, et le nombre de corrections demandées une fois le reporting diffusé.
La solution technique
- Collecte
- Des workflows n8n, hébergés en France, interrogent chaque nuit le logiciel de gestion, le CRM et la comptabilité par leurs API.
- Stockage
- Une base PostgreSQL unique, qui garde aussi l’historique des chiffres.
- Restitution
- Un tableau de bord Looker Studio, partagé avec la direction et les responsables d’équipe.
- IA
- Un modèle de langage (Mistral, par API), appelé par le workflow pour rédiger le commentaire.
Exemple 2
Les documents entrants
- Avant
- Des bons de commande, bons de livraison ou formulaires reçus par e-mail, puis saisis un par un.
- Après
- Les documents sont lus et rangés automatiquement ; une personne ne vérifie que les cas douteux.
Comprendre
Je rassemble quelques semaines de documents réels : d’où ils viennent, sous quel format, ce qui en est ressaisi, et dans quel logiciel.
Simplifier
Tout arrive désormais à une seule adresse, et je fixe la courte liste des informations vraiment utiles. Les partenaires qui le peuvent passent par un formulaire en ligne : ce sont des documents en moins à lire.
Automatiser
Chaque document reçu est classé au bon endroit, et ses données partent directement dans le logiciel concerné.
Augmenter
L’IA lit les documents, quel que soit leur format, et en extrait les informations utiles. Quand elle doute d’une valeur, le document est mis de côté pour une vérification humaine.
Ce que je mesure : La part des documents traités sans intervention, le temps de vérification restant et les erreurs repérées plus loin dans le processus.
La solution technique
- Réception
- Une boîte mail dédiée, et un formulaire Tally pour les partenaires.
- Orchestration
- Un scénario Make, déclenché à chaque document reçu.
- Lecture
- Un modèle de langage qui lit PDF et photos, renvoie les champs attendus dans un format fixe et signale ceux dont il n’est pas sûr.
- Intégration
- Les données entrent dans l’ERP par son API ; les cas douteux arrivent dans une vue Airtable de vérification.
Exemple 3
L’information dispersée
- Avant
- Les éléments d’un même dossier éparpillés entre e-mails, tableurs et logiciel métier.
- Après
- Un circuit unique où chaque étape alimente la suivante, sans ressaisie.
Comprendre
Je retrace avec l’équipe le parcours d’un dossier, de la première demande à la clôture : qui intervient, avec quel outil, et à quel moment l’information se perd.
Simplifier
Je choisis un outil de référence pour le dossier, je supprime les tableaux de suivi en double et j’écris qui fait quoi à chaque étape.
Automatiser
Quand un dossier change d’étape, la personne suivante est prévenue et trouve ses tâches déjà créées. Chacun voit où en est le dossier sans avoir à demander.
Augmenter
Ici, pas d’IA : la simplification et l’automatisation suffisent. Elle pourra venir plus tard, par exemple pour résumer un dossier long avant une reprise.
Ce que je mesure : Le délai de traitement d’un dossier et le nombre de relances internes pour savoir où il en est.
La solution technique
- Référence
- Une petite application interne sur Airtable, quand le logiciel métier ne couvre pas tout le parcours.
- Automatisations
- Zapier crée les tâches et prévient la bonne personne dans Slack.
- Suivi
- Une vue des dossiers par statut, partagée avec toute l’équipe.
- IA
- Aucune, pour l’instant.
Exemple 4
Les questions répétitives
- Avant
- Des collaborateurs interrompus sans cesse pour les mêmes demandes.
- Après
- Un assistant qui traite le premier niveau et passe la main quand il le faut.
Comprendre
Pendant quelques semaines, je relève les questions posées, par qui et à qui. Quelques sujets reviennent presque toujours.
Simplifier
Avec les personnes qui connaissent les réponses, je les écris une fois pour toutes, dans un espace unique dont quelqu’un est chargé de la mise à jour.
Automatiser
Les demandes arrivent par un point d’entrée unique. Les plus simples, comme le statut d’une commande ou l’envoi d’un document type, sont traitées par un workflow.
Augmenter
Un assistant IA répond à partir de ces seules réponses validées, cite sa source et transmet à un collègue dès que la question sort de son périmètre.
Ce que je mesure : La part des questions réglées sans interrompre personne, et la justesse des réponses, jugée par l’équipe.
La solution technique
- Base de réponses
- Une bibliothèque SharePoint, tenue à jour par un référent.
- Point d’entrée
- Un canal Teams dédié, doublé d’un formulaire.
- Workflows
- n8n interroge l’ERP pour donner le statut d’une commande ou envoyer le document demandé.
- Assistant
- Un assistant qui ne cherche ses réponses que dans la base validée (technique dite RAG), avec un modèle hébergé en Europe.
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